La mise en œuvre d’un protocole entraîne l’évaluation des frais supplémentaires liés à la réalisation de la recherche dans l’hôpital.
Ces frais supplémentaires ou surcoûts comprennent tous les examens cliniques et paracliniques (biologie, imagerie...) et fournitures qui n’auraient pas été nécessaires dans le cadre de la prise en charge médicale et thérapeutique habituelle des patients. Les frais de personnel engendrés par ces études doivent être inclus.

La Direction de la Recherche et de l’Innovation se met à votre disposition pour vous aider dans l’élaboration du budget de votre étude et présente une liste non exhaustive de coût à prévoir pour la réalisation d’un projet de recherche :

 Si l’étude se déroule dans un CIC, prévoir les coûts du CIC
 Si le projet dure plus d’un an, indiquer la répartition du budget par an
 Si le projet est multicentrique, indiquer la répartition du budget par centre

1. Personnel
 Médical : sous forme de demi-journées
 Non médical :

• Technicien de recherche ou personnel paramédical spécifique impliqué : infirmière, psychologue, technicien de laboratoire ...
• Assistant de recherche clinique

2. Dépenses médicales
 Pharmacie :

• Fabrication du produit de l’étude/placebo, reconditionnement, étiquettage, attribution des traitements par pharmacie, conservation refrigérée
• Envoi des traitements (Colissimo)
   Petit matériel médical
   Fournitures de laboratoire
   Réactifs de laboratoire
   Imagerie, radiologie, biologie selon la Nomenclature Générale des Actes Professionnels : indiquer le nombre d’actes par patient inclus
   Hospitalisation réalisée au titre de la recherche.

3. Dépenses hôtelières et générales
 Indemnisation des volontaires
 Petit hôtelier
 Papeterie et édition :

• Cahier d’observation en duplicate ou triplicate, notice et consentement éclairé
• Copie des protocoles si étude multicentrique (compter 4 exemplaires par centre : investigateur, Direction, pharmacie, laboratoire de biologie)
• Mailings, envoi de rapports en cours d’étude
   Fourniture de bureau et informatique : possibilité de budgétiser un poste informatique par étude
   Documentation
   Transports de patients
   Missions, déplacements :
• Frais de déplacement de l’ARC promoteur dans chaque centre si étude multicentrique : visite de mise en place, 1 visite par an au moins, visite de fermeture
• Réunion des investigateurs, réunion du Comité Scientifique, présentation des résultats
   Statistique
• Saisie des données (peut être fait par technicien de recherche ou l’unité de méthodologie)
• Masque de saisie, analyse statistique
   Personnel extérieur : traducteur

4. Dépenses financières
Frais de gestion : 8 %. Ces frais incluent le CPP, l’assurance, la soumission éthique, les relations avec l’autorité compétente, la CNIL, le suivi de l’étude.

Obligation réglementaire

Conformément à l’alinéa X. de l’article 90 de la loi n° 2004-806 du 9 août 2004 relative à la politique de santé publique et à ses décrets d’application, le promoteur notifie les événements et effets indésirables définis pour la recherche :
 à l’autorité compétente : l’AFSSAPS,
 et au Comité de Protection des Personnes compétent. Le comité s’assure, si nécessaire, que les sujets participant à la recherche ont été informées des effets indésirables et qu’ils confirment leur consentement.

Définition

On entend par événement indésirable, toute manifestation nocive et non recherchée subie par une personne participant à une recherche biomédicale, qu’elle que soit la cause de cette manifestation.
Tous les événements indésirables doivent être enregistrés dans le cahier d’observation.

Un événement indésirable grave (EIG) est un événement indésirable :
 Ayant pu contribuer à la survenue d’un décès,
 Susceptible de mettre en jeu le pronostic vital immédiat du sujet,
 Qui entraîne une invalidité ou une incapacité
 Qui provoque ou prolonge une hospitalisation.

Un événement est dit inattendu s’il s’agit d’un événement dont la nature ou l’intensité n’est pas cohérente avec l’information-produit disponible.

Le jugement médical de l’investigateur ou du promoteur pourra conduire à la déclaration d’autres évènements considérés comme « potentiellement graves » (notamment certaines anomalies biologiques).

Procédure de déclaration au CHU promoteur des EIG (inattendus ou attendus)

Il convient d’informer dans les 24 heures ouvrables par téléphone ou par fax le promoteur de l’étude de la survenue de l’événement indésirable grave.

Promoteur : CHU TOULOUSE

Adresse : Direction de la Recherche
HOTEL DIEU
2, rue Viguerie
31052 TOULOUSE cedex

Téléphone : 05 61 77 87 71
Fax : 05 61 77 84 11
E-mail : llau.me@chu-toulouse.fr

Il convient de remplir et adresser dans les 48 heures ouvrables, la fiche de déclaration d’événement indésirable grave dûment complétée à l’attention de la Direction de la Recherche, Hôtel Dieu, CHU de Toulouse.

Fiche EIG essai médicament

Procédure de déclaration au CHU promoteur des effets indésirables

 procédure en cours

Notion de données nominatives

Au sens de la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 , est réputée donnée à caractère personnel, toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Relèvent ainsi du champ d’application de la loi :

• non seulement, les traitements informatiques de données directement nominatives qui comportent des noms de personnes,
• mais également, les traitements informatiques de données indirectement nominatives, c’est-à-dire d’informations susceptibles de permettre l’identification de personnes physiques, soit par référence à des listes nominatives ou d’autres fichiers (ex. : numéro de téléphone, initiales du nom et du prénom ou n° d’ordre renvoyant à une liste nominative de référence même établie sur support papier), soit par recoupement d’informations, surtout si l’échantillon de population concerné est restreint (ex : date et lieu de naissance, commune de résidence, pathologie rare),
• en conséquence, un fichier de recherche ne saurait être considéré comme anonyme au seul motif qu’il ne comporterait pas de nom.

Deux types de déclarations sont possibles :

 pour une recherche biomédicale relevant de la loi Huriet modifiée par la loi de santé publique n° 2004-806 du 9 août 2004, le CHU de Toulouse a établi une procédure simplifiée permettant l’obtention d’une autorisation pour l’ensemble des recherches. Sont exclues de cette procédure :

• • les recherches dont l’objectif principal est l’étude des comportements,
  • les recherches en génétique,
  • les recherches épidémiologiques comportant ou non un prélèvement invasif,
  • les recherches pharmaco-économiques réalisées indépendamment de recherches biomédicales,
  • les recherches en pharmacovigilance,
  • les recherches qui comprennent l’identité complète des personnes.

 les recherches exclues de la procédure simplifiée ou qui n’entrent pas dans le champ de la loi Huriet modifiée feront l’objet d’une demande d’autorisation individuelle auprès de la CNIL.

Toute demande d’autorisation auprès de la CNIL se déroule en 2 phases successives :

 1ère phase : une demande d’avis auprès du CCTIRS (Comité Consultatif sur le Traitement de l’Information en Matière de Recherche dans le Domaine de la Santé) : formulaire à compléter et à transmettre à la Direction de la Recherche qui se charge de l’envoi

La réponse adressée par le Comité à l’investigateur sera transmise à la Direction de la Recherche. Le silence gardé par le Comité consultatif au-delà du délai d’un mois équivaut à un avis favorable. En cas d’urgence, ce délai peut être ramené à 15 jours.

 2ème phase : une demande d’autorisation auprès de la CNIL : formulaire à compléter et à transmettre à la Direction de la Recherche

La réponse sera adressée par la CNIL à la Direction de la Recherche. Le silence gardé par la CNIL au-delà d’un délai de 2 mois (renouvable une seule fois) équivaut à un rejet.

Dans le cas d’un essai clinique

• Démarche : DRRC > Assurance/Promotion > Soumission réglementaire au CPP et à l’autorité compétente (AFSSAPS ou DGS) > Démarrage après autorisation du CPP et de l’autorité compétente

• Pièces à joindre :
  • • Protocole (avec notice d’information et consentement) :

      

      Protocole d’étude clinique

 : Ce protocole a été rédigé par un groupe de travail associant le CIC (Dr Thalamas, Dr Calvas), l’unité de monitorage (Dr ME Llau), l’unité de méthodologie (Dr Arnaud) et l’unité d’expertise réglementaire et éthique du CHU (Dr Duguet).

• • • CRF :

      

      Cahier d’observation type

• • • engagement du financeur
    • les Curriculum vitae :

      

      Modèle de CV

à dater et signer

Dans le cas d’une évaluation des soins

• Démarche : DRRC > Soumission au CPP (consultative) > Démarrage

• Pièces à joindre :
  • • Protocole (avec notice d’information et consentement) :

      

      Protocole d’étude clinique

• • • CRF :

      

      Cahier d’observation type

Dans le cas d’une étude épidémiologique

• Démarche : DRRC

• Pièces à joindre :
  • • Protocole :

      

      Protocole de cohorte

Protocole enquete cas-temoins

Protocole métaanalyse

Protocole validation test diagnostique

• • • Questionnaire :

      

      Cahier d’observation type

Dans le cadre de la standardisation à l’échelle internationale, par l’OMS, de l’information que les auteurs d’essais doivent rendre publique, les rédacteurs en chef des revues internationales de l’ICMJE exigent que les caractéristiques des essais cliniques soient publiées sur le site public : Clinicalstrials.gouv, seul site répondant à ce jour aux exigences de l’ICMJE.

Pour être publiés dans une des revues de l’ICMJE (liste dans http://www.icmje.org/ ), i.e les grandes revues internationales telles le NEJM, Lancet, Annals...., les essais cliniques doivent avoir été enregistrés au préalable dans un site Web public, correspondant à un cahier des charges précis (NEJM ; 2005 ; 352 : 2436) avant l’inclusion du premier patient.

C’est à l’investigateur coordonnateur de déclarer son étude à cette adresse : http://www.clinicaltrials.gov/

Le seul site qui corresponde aujourd’hui aux exigences des éditeurs de l’ICMJE est celui de la FDA/NIH, http://www.clinicaltrials.gov/.

La Direction de la Recherche et de l’Innovation (DRI) se propose d’enregistrer tous les essais cliniques devant être publiés dans une des revues de l’ICMJE pour lesquels le CHU de Toulouse est le promoteur.

Les données seront saisies en anglais.

Pour l’enregistrement de votre étude, nous vous demandons de contacter la personne en charge de votre dossier.

Quand ?

Après le commencement de l’essai clinique, le promoteur peut apporter des modifications au protocole.
Lorsque ces modifications sont substantielles, c’est-à-dire :

 ont un impact sur la sécurité, l’intégrité physique ou mentale des patients,
 ont une incidence sur la validité scientifique de l’essai,
 ont une incidence sur la conduite ou la gestion de l’essai (par exemple ouverture d’un centre)
 ont un impact sur la qualité ou la sécurité du ou des produits à l’essai,
 ou si elles sont significatives de quelque autre point de vue que ce soit,

le promoteur notifie les raisons et le contenu de ces modifications aux autorités compétentes du ou des Etats membres concernés et en informe le ou les comités d’éthique concernés

Comment ?

1. Demande de modification
L’investigateur dépose sa demande auprès de la DRRC accompagnée des pièces jointes modifiées.

2. Avis
La DRRC notifie son avis favorable

3. Accord de promotion
Après avis favorable de la DRRC, la DRI délivre un accord de promotion

4. Assurance
Si besoin, la DRI modifie et transmet à l’investigateur l’assurance modifiée

5. Saisie du CPP - Avis du CPP
 La DRI saisit le CPP en joignant la note d’information/consentement modifié (si nécessaire), l’accord de promotion et l’assurance modifiée si besoin
 Le CPP adresse son avis à la DRC et à l’investigateur dans un délai de 35* jours

5 bis. Saisie de l’autorité compétente (AFSSAPS ou DGS)
 La DRI soumet l’amendement à l’Autorité Compétente (AC)
 L’AC informe la DRI par lettre motivée si elle a des objections dans un délai de 35* jours

6. Accord de Mise en Œuvre
Une fois l’avis favorable du CPP et l’autorisation de l’AC obtenus, la DRI envoie l’accord de mise en œuvre (signé du Directeur Général) à l’investigateur

Publier : dans quel journal et quelle adresse indiquer ?
Sans entrer dans les controverses sur la validité des indicateurs bibliométriques (impact factor, citation index, facteur H…), deux étapes pragmatiques ne doivent pas être négligées au moment de soumettre un article pour publication : le choix du journal et l’adresse à indiquer sur l’article. Ces deux éléments sont essentiels pour le compte des points SIGAPS, donc le financement et la visibilité de notre CHU.
Choix de la revue
Le score SIGAPS additionne deux chiffres :
 les points liés à la position de l’auteur : 4 pour le 1er auteur, 3 pour le second, 2 pour le 3eme,1 pour les autres positions. Une modification récente attribue 3 points au dernier auteur.
 les points liés à la catégorie de la revue (4 pour une revue classée A ; 2 en B ; 1 pour les autres).
Seuls les auteurs sont pris en compte pour les points SIGAPS. Des collaborations, qui peuvent apparaître sur PubMed, ne sont pas prises en compte par le logiciel.
Pour connaitre le classement SIGAPS d’une revue, il vous suffit de vous rendre sur le site SIGAPS, accessible sur Intranet : http://srv-demat/ ou http://srv-sigaps.fr . Un mail vous a été adressé, avec votre identifiant et votre mot de passe. En cas de problème de connexion, contacter Mme Chagot (chagot.j@chu-toulouse.fr).
La ou les adresses
Pour éviter que le logiciel SIGAPS ne passe à côté d’articles faute de référencements corrects, il est important d’écrire précisément l’adresse.
Du point de vue du CHU, il est indispensable que figurent dans l’adresse les deux termes CHU et TOULOUSE. Dans toute la mesure du possible, c’est-à-dire ne les retirer que si la revue l’exige, noter le Service et l’Etablissement (Purpan, Rangueil).
Pour prendre en compte plusieurs appartenances, des hospitalo-universitaires d’une unité mixte de recherche, appartenant au service de diabétologie de Rangueil devront utiliser l’adresse suivante :
CHU de Toulouse, Service de diabétologie, Hôpital de Rangueil, F-31000 Toulouse ; Inserm, UXXX, F-31000 Toulouse ; Université Paul Sabatier, F-31000 Toulouse
Informations et exemples sur :http://www.eva.inserm.fr/Bibliometrie/Visibilite/Modeles_adresses.pdf

Remerciements
 Dans le cas d’une promotion par le CHU de Toulouse, toute publication doit remercier le promoteur, par exemple : « This work was sponsored by the University Hospital of Toulouse for regulatory and ethic submission.”

 Dans le cas d’une étude financée par le PHRC ou l’AOL, toute publication doit remercier la source de financement sous la forme suivante :

• PHRC : « This work was supported by a grant from the Clinical Research Hospital Program from the French Ministry of Health (PHRC “année”). »
• AOL : « This work was supported by a grant from the Délégation Régionale à la Recherche Clinique des Hôpitaux de Toulouse “année”. »

Merci d’adresser une copie de vos publications acceptées à Marie-Elise Llau llau.me@chu-toulouse.fr

• PubMed est développé depuis 1988 par le National Center for Biotechnology Information (NCBI) à la National Library of Medicine (NLM) des Etats Unis et par les éditeurs de revues biomédicales. Elle permet d’accéder aux bases Medline et Premedline.
  Accès gratuit à Pubmed : http://www.ncbi.nlm.nih.gov/entrez

• Connectez-vous aux ressources de l’Université Paul Sabatier sur http://www.biu-toulouse.fr/ups/
  et téléchargez les textes intégraux (full text) sur http://www.biu-toulouse.fr/ups/periodique/ejournals/index.php : classement des périodiques par ordre alphabétique.

Cahier d’observation type

Les règles à suivre sont les suivantes :

 Le cahier d’observation doit être un document dont la version est clairement identifiée
 Le cahier d’observation ne doit permettre aucune ambiguité dans l’interprétation d’une donnée (ex : dans les questionnaires, préférer des réponses fermées et des cases à cocher(Oui/Non))
 Le protocole et le sujet (n° de patient, n°de randomisation ...) doivent figurer sur chaque page du cahier d’observation
 Les modalités de remplissage doivent figurer au début du cahier d’observation
 Il est recommandé d’inclure un schéma de l’étude en début de cahier d’observation
 A l’intérieur du cahier d’observation, il est recommandé de faire des parties spécifiques et indépendantes des visites pour le recueil des événements indésirables et des traitements concomitants
 Une fiche de fin d’étude doit être prévue indiquant la date de fin d’étude pour le sujet, et le cas échéant, la raison de la sortie prématurée du sujet. Cette page doit être signée par l’investigateur, validant ainsi les données reportées sur le cahier d’observation
 Le cahier d’observation ne doit pas comporter le relevé de données non prévues par le protocole

La Délégation à la Recherche Clinique et l’Innovation et la Direction de la Recherche ont donné mission au Pôle Santé-Société de coordonner ses compétences à partir de 2009 pour mieux accompagner et aider les investigateurs du CHU à concevoir et à soumettre des projets de Recherche Clinique aux différents appels d’offre (en particulier le Programme Hospitalier de Recherche Clinique).

La mise en place de l’Unité de Soutien à la Recherche Clinique (USRC) répond à cette demande, et correspond au regroupement de différentes compétences complémentaires mobilisables en méthodologie, en recherche clinique et en économie de la santé qui œuvraient auparavant mais de manière plus dispersée. Cette mise en commun des compétences permettra, nous l’espérons, une optimisation de l’offre globale destinée aux investigateurs du CHU, à l’aide d’une porte d’entrée unique et d’un fonctionnement mutualisé.

L’offre proposée correspond essentiellement à un support méthodologique lors de l’élaboration du projet : choix du type d’étude, des objectifs, des critères de jugement, calcul d’effectif, données à recueillir... Les aspects réglementaires, administratifs et financiers sont accompagnés en coordination directe avec la cellule promotion de la DRCI.
Une fois le projet accepté l’USRC pourra aussi être sollicitée pour l’aide au recrutement des patients, le recueil de données, la constitution des bases de données et la réalisation des analyses statistiques. Enfin, L’USRC pourra aider les investigateurs pour la production du rapport d’étude ainsi que pour une aide à la valorisation scientifique-publication des résultats de la recherche.

Afin de bénéficier d’un soutien méthodologique optimal, il est primordial que les investigateurs toulousains intéressés contactent l’USRC le plus précocement possible de façon à disposer de suffisamment de temps pour développer les projets de recherche et les rendre ainsi plus compétitifs.

Le Pr Olivier Rascol et le Pr Sandrine Andrieu coordonnent l’USRC. Le Dr Agnès Sommet 05 61 14 59 44 sommet@cict.fr centralise les activités de l’Unité de Soutien à la Recherche Clinique.

Faire de la recherche clinique suppose d’acquérir des compétences dans de multiples champs, qu’il s’agisse de méthodologie, d’éthique, de réglementation ou encore de financement.

Le groupe formation de la DIRC Sud-Ouest Outre-Mer a effectué un travail de recensement des formations disponibles dans notre interrégion. Il présente les formations initiales, universitaires, notamment de type Master, les activités de formation continue à la recherche organisées par les CHU et enfin des supports d’auto-formation. L’intérêt de ceux consacrés à la réglementation de la recherche clinique en France et à la vigilance dans la recherche clinique mérite d’être souligné.

A Toulouse, l’offre de formation de l’Université Paul Sabatier comporte un master 2 (M2) Recherche et deux M2 Professionnels. A l’issue d’un M1 de santé publique ou sur dossier, le M2 Recherche « Epidémiologie clinique » propose une formation directement orientée vers la recherche clinique, avec des UE de biostatistiques, essais thérapeutiques, épidémiologie et épidémiologie clinique. Toutes les informations sur ce master sont disponibles sur le site www.biostat.envt.fr/master/. Deux M2 professionnels sont enseignés : « Essais cliniques, pharmacocinétique, pharmacovigilance et pharmacoépidémiologie » et « Pharmacologie et métiers du médicament ». Enfin, un DU de recherche clinique concerne l’odontologie.
Dans le cadre du CHU, des séances de formation continue consacrées à la recherche sont organisées régulièrement : « Construire un projet de recherche ; Méthodologie de la recherche clinique et épidémiologique ; Introduction aux biostatistiques et à l’analyse des données ».

La formation à la recherche est encouragée par la DRCI de Toulouse. Elle propose des bourses pour la mise en place de projets pour les jeunes praticiens qui se forment à la recherche dans le cadre d’un M2 recherche ou d’une thèse de doctorat.

Lien

Pendant votre séjour à l’hôpital, un médecin peut vous proposer de participer à une recherche biomédicale.

Ce type de recherche est organisé et pratiqué en vue du développement des connaissances biologiques et médicales.

La Loi Huriet-Sérusclat du 20 décembre 1988, modifiée par la Loi de Santé Publique du 9 août 2004 vous protège et définit les conditions de cette recherche.

Préalablement à la réalisation d’une recherche biomédicale, votre consentement libre et éclairé doit être recueilli par écrit après que l’investigateur ou son représentant vous donne les informations relatives au projet.
Ce n’est qu’après avoir signé le consentement que vous pourrez participer à l’essai.
Vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à tout moment sans encourir de préjudice de ce fait, sans que cela modifie l’engagement de l’équipe soignante impliquée dans votre suivi.

Nouveau : Le site www.notre-recherche-clinique.fr
Mission de la recherche clinique, témoignages, déroulement d’un essai, définitions, liste des protocoles en cours dans votre région…